グループウェアのセキュリティに関する基礎知識

グループウェアの情報セキュリティーで想定されるリスク

グループウェアとは、私もサイボウズというソフトを使ったことがあるのですが、社内LANネットワークで接続されたパソコンでスケジュールや顧客データ等情報を共有したり、コミュニケーションを取ったりしてグループ内での業務を効率化したりするソフトです。主な機能は、社内外の連絡に活用する電子メール機能、打ち合わせ等に活用する電子会議室、業務連絡事項や注意事項を書き込んでグループ全体に伝達する掲示板機能、全員の予定を把握、共有できるスケジューラー機能、日報などの文章を共有する文章共有機能、回覧板機能などがあります。

グループウェアは、社内業務を円滑に且つ効率的に行うことが出来て便利な反面、使い方を誤るとこのソフトが持つ特性ならではのセキュリティーリスクがあります。やはり全員で情報を共有できるということは、情報の取り扱いに注意しなければなりません。不正に利用されて困るような情報や、経営の根幹に関わるような機密文書などを無制限に共有したりするのはNGです。不正な社員や辞めていく社員等への対処も考えておく必要もあります。全員で共有するべき情報、一部の人間しか見てはいけない情報を分類したり、アルバイトや派遣社員には場合によってはグループウェアを触らせないという対応も必要だと思います。また、社外へのデーターの持ち出しの可否をきちんと設定するかによっても、情報漏えいリスクは変わってくると思います。グループウェアならではの情報セキュリティーリスクをしっかり把握することによって、安全かつ効果的にソフトを活用できるようになると思います。そのためにはしっかりとした情報セキュリティーに関する社内教育や、グループウェアの取り扱いルールをしっかり決めておく事が重要だと思います。

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