グループウェアのセキュリティに関する基礎知識

グループウェアとその情報セキュリティについて

現代の企業組織において、グループウェアというものは必須になっています。そのグループウェアについて、その企業情報を保護する、情報セキュリティという考え方も重要性を増しているのです。グループウェアとは職場内において、情報共有するシステムです。具体的には、電子メールや社員のスケジュール管理の一元化、それに社内の電子掲示板や業務ファイルの共有化。社員の勤怠管理などもグループウェアによって合理的に処理できるようになっています。つまり、社内における情報を皆で共有することにより、会社全体の意思疎通を有機的に結合し、合理的に職務で活用できるのです。

グループウェアは良いことばかりではありません。便利なシステムですが、情報の共有が加速され、その使用が合理化されるので、情報の外部流出という危険が出てきます。新聞を騒がすこともある、顧客情報の流出、企業情報の漏えい。それによる多額の賠償金や会社の信用の失墜など、企業にとって致命的な問題が発生する可能性があるのです。こういったリスクを防止するにはどうしたらよいでしょう?まずは社員の情報セキュリティに対する危機意識を明確に持ってもらう事です。各員が所持しているIDやパスワードの管理を厳格して、他に知られるようなことがないようにする。それに、グループウェアの設定も重要です。業務課や経理課など、そのグループの中だけでファイルにアクセスできるという、アクセス権の設定。または、誰がどのファイルにアクセスしたかというアクセス履歴の監視。それに、電子メールの送り先を制限するなどの措置が必要です。

情報流出を根本的に防止するシステムもあります。それは、あるソフトでは、グループウェア内のデータを外部に持ち出すときには、自動的に暗号化されるので間違って情報が流出しても現実的な問題はありません。とにかく、重要なのは社員一人一人が情報セキュリティに理解を持ち、管理者および個人が注意していくことです。

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