グループウェアのセキュリティに関する基礎知識

情報セキュリティ、グループウェアの自治体における活用事例

グループウェアシステムには、いろいろな機能がありますが、まずは、スケジュールについてです。スケジュールの場合、主に職員の会議予定、外出等がメインとなりますが、市長などのいわゆる三役、四役のスケジュールを管理することも重要です。ご本人がガリガリと予定を登録するということは少ないと思いますので、秘書担当の方が入力して、職員に情報展開するあるいは、市長等が自分の行動予定を把握するなどの役割を担うことができます。実際に顧客先では、市長や副市長の会議やイベント出席の予定を入力している場合が多いです。それにより各部局の部長や課長などは、行動予定を把握することができます。

また、予約管理機能も重要です。主に会議室や公用車などの予約になりますが、確定申告などの繁忙期はまとめて、会議室を予約するなどに役立ちます。公用車の管理もスムーズに行うことができ、今まで煩雑であった予約管理を厳格に行うことができるようになりました。掲示板機能もかなりの頻度で活用する機能であるといえます。市レベルの自治体になりますと、本庁以外に総合支所レベルの組織に分かれてきますので、たとえば、掲示板自体も全体用、本庁用、総合支所用などに分けることにより、それぞれのレベルや用途に合わせて記事の登録閲覧、管理を行うことができますので。細やかな運用管理を行うことが可能です。ファイルライブラリ機能では、庁内で管理している電子データを管理しやすくなります。たとえば、各部局単位でフォルダを作成し、それぞれのフォルダにアクセス権限を持たせて利用すれば、他課の職員が別のフォルダを閲覧したり、ファイル編集することを制限できるため、情報セキュリティを高く保ちながら、庁内におけるファイルの管理を簡単に行うことができます。とまあ、ここで紹介しました活用事例は、ほんの一部ではありますが、今後、グループウェア利用する際には、是非ご参考にしてもらえればと思います。